Създаване на бази от данни- Таблици и форми в ACCESS

СЪЗДАВАНЕ HA БАЗА OT ДАННИ: ТАБЛИЦИ И ФОРМИ B ACCESS

> Какво представлява Access и как се започва работа с програмата?
> Кои са двата начина за създаване на бази от данни и винаги ли вълшебниците могат да свършат нашата работа по-добре от нас?
> Как да създадем таблица?

> Защо за въвеждането на данни са нужни форми и какво представляват те?

B следващите уроци ще се запознаем с Access, системата за управление на бази от данни от пакета Microsoft Office.Целта на този урок е да се запознаем с това как изглежда екранът на Access, как да започваме и приключваме работа с програмата, как да създаваме нови таблици, как да въвеждаме данни в базата и как да създаваме форми за въвеждане на данни.

1. Как да започнем работа с Access?

Работата с Access се започва така, както и с други приложения в Windows:

Като използваме началното меню
и избираме последователно

Programs - Microsoft Office / Microsoft Access;

• Чрез двойно щракване с мишката върху иконата на Access на работния плот. Върху работния плот иконата на Access изглежда по следния начин:
• Като избираме за редактиране документ, създаден с Access. Такива документи имат разширениеMDB. Върху работния плот тяхната икона изглежда по този начин:

2. Как изглежда прозорецът на Access?

При започване на работа с Access се появява прозорец, подобен на тези, които вече познаваме от работата с Microsoft Word и Microsoft Excel. И при него има заглавна лента, лента с меню, ленти с инструменти, работна площ и лента за състояние. Новото в случая е кутията с радиобутони, разположена в работната площ на прозореца, която ни подканя да изберем дали ще създаваме нова база от данни или ще отворим съществуваща. Тази кутия се появява само при стартиране на програмата.

Access предлага на потребителя чрез кутията с радиобутони две възможности за създаване на нова база от данни:

• "От нулата" (Blank Database - произнася се "бланк дейтабейз ", означава празна база от данни).Този подход се използва, когато знаем как искаме да изглежда базата от данни и какво ще е нейното съдържание. B случая с разгледания вече лексикон ние имаме представа какви таблици ще трябва да създадем и спокойно можем да използваме този подход.
• Database Wizard (вълшебник). Тази възможност предлага на потребителя помощ в процеса на създаване на новата БД. Чрез последователност от диалогови кутии за предпочитания външен вид (дизайн) и въпроси за съдържанието, вълшебникът "създава" основата на базата от данни. Haпотребителя остава само да редактира резултатите от неговата работа.

За създаване на нова база от данни извършете следната поредица от стъпки:

* От кутията с бутони изберете първата възможност (Blank Database). Натиснете OK.

Върху работната площ се появява диалогова кутия, която ни помага да направим две неща: да зададем име на новата база от данни и да укажем къде точно във файловата система искаме да се разположи файлът, който ще бъде създаден. За име на базата изберете lexicon, a за място на нейното съхранение - флопидисковото устройство A: или посочена от вашия преподавател папка.

Натиснете бутона Create.

Нека се запознаем по-подробно с основното меню (прозореца на обектите), защото при по-нататъшната работа с Access ще ни се налага да го използваме много често. B случая основните структурни елементи на базата от данни (обекти) са групирани в шест страници. Последните изглеждат като листчета от картотека, които се различават по своите етикети. Можем да се придвижваме от страница в страница като щракнем с левия бутон на мишката върху етикета на обекта, който искаме да се разгърне, или като използваме клавишната комбинация Ctrl+Tab. Ето какво можем да намерим в отделните страници:

• Tables (произнася се тейбълз, означава таблици) - показва таблиците в базата от данни;
• Queries (произнася се куиърийз, означава заявки) - показва заявките в базата от данни;
• Forms (произнася се формз, означава форми) - показва формите в базата от данни;
• Reports (произнася серипортс, означава справки, отчети) - показва справките в базата от данни;
• Macros (произнася се макрос, означава кратки програми) - показва макросите в базата от данни;
• Modules (произнася се модюлз, означава модули) - показва програмните модули в базата от данни.

Ние ще използваме само следните основни обекти в Access: таблици, форми, заявки и справки. C техните свойства ще се запознаете в следващите уроци.


Типове данни.

·         Text - текстовите полета могат да съдържат буквените и цифровите символи, както и всички знаци. Числа, които не са обект на пресмятания (телефонни номера, ЕГН, пощенски кодове и др.) също са текстово поле. Размер: до 255 символа.

·         Memo - полетата за бележки и резюмета съдържат буквени и цифрови символи. Те нямат стандартна дължина и не е възможно сортиране. Размер: до 64000 символа.

·         Number - числовите полета съхраняват числа, които идентифицират даден обект (първичен или външен ключ) или се подлагат на изчисления.

-          Byte - цели числа от 0 до 255;

-          Integer - цели числа от - 32768 до +32767;

-          Long Integer - цели числа от -2147483648 до 2147483647;

-          Single - дробни числа с точност  0 до 6 знака;

-          Double - дробни числа с точност до 10 знака;

-          Decimal - дробни числа с точност до 18 знака.

·         Date/Time - полета използвани за съхраняване на дати и  числа.

·         Currency - полета използвани за съхраняване на разнотипни стойности. Числа с точност до 15 знака. Съответният знак (валута, процент и т.н.) се записва автоматично според зададената стойност в контролния панел на Windows. Извежда числото, както е въведено.

·         Auto Number - записва се автоматично, като след всеки запис се увеличава с единица.

·         Yes/No - в това поле могат да се въвеждат само Yes или No

·         OLE  Object - обекти (картини, графики или звуци), създадени в други програми с помощта на  OLE протокол.

·         Hyperlink - поле, което съхранява връзка към друг обект в същата база данни, друг файл в компютъра или адрес в Web.

3. Създаване на таблици

Таблиците са основните структурни елементи в системите за управление на бази от данни. Нека си припомним, че те са изградени от една или няколко колони (в терминологията на Access - полета) и че дадена колона може да присъства в повече от една таблица за означаване на връзката релацията) между отделните таблици.

B разгледаната по-горе примерна задача заключихме, че три таблици -Schoolmates, Hobbies и Groups - ще бъдат достатъчни за съхранение на данните в базата.

Има два начина за създаване на таблици в Access. Вълшебникът на таблици Table Wizard помага на потребителя, като му предлага готови решения за именуване на таблиците и колоните.

Другият подход предполага използването на изгледа Design View (произнася се дизайн вю, означавадизайнерски изглед), при който потребителят сам дефинира колоните (полетата) и типа на съхраняваните в тях данни. Ние ще използваме втория метод.

За създаване на нова таблица извършете следната поредица от стъпки:

От основното меню на Access, показано по-горе, изберете Tables.

Натиснете бутона New. Появява се кутия, съдържаща списък (list box) от няколко възможности за създаване на нова таблица.

C мишката изберете Design View и натиснете OK. Bработната област на прозореца се появява диалогова кутия с колони за името на полето - Field Name (произнася се филд нейм), типа на данните - Data Type (произнася седейта тайп) и описание на данните в полето (коментари) -Description (произнася се дискрипшън). Описанието на полето не е задължително, но да се използва е проява на добър стил, защото то ни помага да опишем същността на данните в полето и се появява върху лентата за състояние, когато изберем полето в дадена форма.

Попълнете необходимите данни за полетата от нашия пример. Нека припомним, че за полета на новата таблица определихме IDNum, Name, UNNum, Addr, Phone и Email.

Определете полето-ключ на таблицата. За целта щракнете с десния бутон на мишката върху полето IDNull и от падащото меню изберете Primary Key. Отбележете, че при това от лявата страна на името на полето се появява малко ключе.

* Запазете таблицата, като използвате командата Save в групата команди, озаглавени File. При това се появява диалогова кутия, където следва да зададете име на таблицата. Отбележете, че Access задава по подразбиране за име на таблиците Tablel, Table2 и т. н. За да зададете свое име (в случая Schoolmates), го напишете върху името по подразбиране.

* Ha този етап новата таблица е създадена и запазена. За да се върнете отново към основното меню наAccess, изпълнете командата Close от групата команди, озаглавени File. Отбележете, че новосъздадената таблица Schoolmates фигурира в групата Tables на менюто.

Засега сме въвели структурата само на първата таблица от нашата примерна БД. Нека създадем и следващата таблица, която ни е нужна.

* Създайте празна таблица Hobbies, като използвате разгледаната вече процедура за създаване на таблицата Schoolmates. Нека си припомним, че тази таблица следва да включва следните полета:KEYNum, IDNum (пореден номер на ученика, който може да съвпада и с номера му в дневника на класа),Hobb (любимо занимание, хоби). За ключ на втората таблица изберете полето KEYNum.

* След като приключите, в основното меню на Access в страницата Tables трябва да виждате имената на двете създадени таблици - Schoolmates и Hobbies.

4. Въвеждане на данни в таблица

За удобство при въвеждането на данни, както и за тяхното изтриване и модификация, Access предлагатабличен изглед - Datasheet View (произнася се дейташийт вю), който наподобява вида на електронната таблица. За да го виждате на екрана и за да въведете данни в таблицата, извършете следната поредица от стъпки:

* От основното за Access меню изберете Tables.

* Изберете таблицата Schoolmates (Access маркира името на таблицата, върху която сте щракнали) и натиснете бутона Open. Ha екрана се появява електронна таблица, в долната част на която е показан броят на записите. За конкретния случай таблицата Schoolmates, която е току що създадена, съдържа един единствен празен запис.

* Въведете данни в таблицата с помощта на клавиатурата. За придвижване между отделните записи използвайте лентата с бутони за навигация в долната част на таблицата, мишката или клавишите стрелка надолу и стрелка нагоре на клавиатурата, а между отделните полета - клавишите стрелка наляво и стрелка надясно на клавиатурата, мишката или клавиша Tab.

* Ако има данни, чиито стойности не се побират или, напротив, се "ширят" в отделеното поле, можете да увеличите или намалите широчината на полетата според нуждите. За целта поставете курсора върху разделителната линия между две съседни полета, щракнете върху нея и я преместете в желаната посока.

* Запазете данните, като изпълните командата Save от групата команди File.

5. Създаване на форми за въвеждане на данни

Вече знаем как се въвеждат данни, като се използва специалният табличен изглед. При по-сложни и особено по-дълги таблици, обаче, въвеждането и поддържането на данни в изгледа Datasheet e много затруднено. Формите за въвеждане на данни предлагат един по-удобен за потребителите начин чрез добавяне на етикети и друга полезна информация към всяко поле. Accessразполага с няколко различни начина за създаване на такива форми. B единия от случаите формите се създават на ръка посредством изгледа Design View, в другия - от вълшебник, който съпровожда потребителя през целия процес. B настоящия раздел са разгледани основните стъпки на създаване на форми с помощта на такъв вълшебник.

За създаване на нова форма е необходимо да направите следното:

* От основното меню на Access изберете страницата Forms. Натиснете бутона New. Появява се диалогова кутия, която ни помага да направим две неща: да изберем начина за създаване на формата и да определим таблицата, чиито данни ще използваме.

* От предлаганите възможности изберете Form Wizard (вълшебник за формите), а от падащото меню - таблицата Schoolmates. Натиснете OK. Появява се диалогова кутия. C нейна помощ се определят полетата от избраната таблица, които ще бъдат изобразени върху формата. За целта в Selected Fields{избрани полета, произнася се селектид фийлдз) пренесете с помощта на стрелките

тези полета от Available Fields {налични полета, произнася се ъвейлъбъл фийлдз), които искате да бъдат изобразени (нека това да бъдат всички полета на таблицата). Отбележете, че бутонът > добавя само избраното поле, а бутонът k - всички полета. За да премахнете полета, използвайте бутона < (само едно поле) и [ (всички полета). Натиснете бутона Next.

* Появява се кутия с радиобутони, позволяващи избора на една от 4 възможности. B прозореца за предварителен вид се вижда как изглежда избраното оформление. За нашия случай изберете първата възможност - columnar (произнася се калъмнър, означава в колони), при която етикетите се разполагат от лявата страна на всяко поле и по своето оформление е най-близка до хартиения формуляр. Натиснете бутона Next.

* Появява се нова диалогова кутия, в която можем да изберем външно оформление на формата. Accessразполага с набор от стилове, които определят вида на формата и включват такива елементи като шрифтове, цветове и фонове. B прозореца за предварителен вид се вижда как изглежда избраното оформление. За конкретния пример изберете стила Standard. Натиснете бутона Next. Появява се диалогова кутия, която ни подканя да определим името на създаваната от нас форма.

* Изберете име на формата, напр. Schoolmates Data Entry (това име избирате изцяло вие, в случая то означава "Въвеждане на данни за съученици") и натиснете бутона Finish.

* Формите, както и всички останали обекти в БД, не се записват като отделни файлове, а влизат в състава на общия файл на базата от данни с разширение MDB. 

6. Няколко думи за връзките (релациите) в базите от данни

След като данните са разпределени в отделни таблици, следва да укажем на програмата как да ги свърже. Първата стъпка в този процес е да определим връзките между таблиците. След като това бъде направено, можем да създаваме заявки, форми и справки, които да показват едновременно данни, съдържащи се в различни таблици.

Това е една от най-важните особености на представянето на данните в релационни БД.

Между таблиците съществуват четири вида връзки. Най-често срещаната е едно-към-много (One-To-Manyrelationship), при което един запис в дадена таблица съответства на един или повече записи в друга таблица. Обратният случай е много-към-едно (Many-To-One relationship), при който множество записи от една таблица се отнасят към един единствен запис в друга таблица. При връзките едно-към-едно (One-To-One relationship) всеки запис в една таблица съответства на точно определен запис в друга таблица. Това отношение е рядко срещано. Четвъртият тип релация е много-към-много (Many-To-Many relationship),при която множество записи от една таблица се отнасят към множество записи в друга. При този тип връзка се дефинира трета таблица (наречена свързваща таблица). Нейният ключ се състои от две полета -ключовете на съотнасящите се таблици.

Типът на връзката, който Access създава, зависи от това как са дефинирани съотнасящите се полета:

• Връзка едно-към-много се създава в случай, че само едно от съотнасящите се полета е първичен ключ;
• Връзка едно-към-едно се създава, ако и двете съотнасящите се полета са първични ключове на съответните таблици;

Връзка много-към-много се създава при дефиниране на свързваща таблица, чийто ключ се състои от ключовете на съотнасящите се таблици. За да дефинирате връзка между таблиците в базата от данни, направете следното:

* Затворете всички отворени таблици. Връзки не могат да се създават или модифицират, ако таблиците са отворени.

* Натиснете бутона Relationships {връзки, произнася се рилейшъншипс) , от лентата с инструменти.

* Ако в базата от данни до този момент няма дефинирани връзки, се появява диалоговата кутия AddTable. Тя може да бъде извикана по всяко време и чрез натискане на бутона Add Table върху лентата с инструменти. Отбележете, че ключът на таблицата се отличава от останалите полета по своето получерно начертание.

* Щракнете два пъти с левия бутон на мишката върху имената на таблиците, между които искате да дефинирате връзка и затворете диалоговата кутия.Щракнете върху съотнасящото се поле от едната таблица и чрез "влачене" го пренесете върху съотнасящото се поле от другата таблица. Отбележете, че връзката между таблиците се означава графично чрез линия, свързваща двете полета. Извършете това действие за таблиците Hobbies и Schoolmates, като свържете полетата IDNUM от двете таблици.

Ето как би могла да изглежда на екрана връзката между две таблици